Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
Az e-mail az egyik elsődleges módszer az emberek írásbeli kommunikációjának küldésére, és nem valószínű, hogy soha megváltozik. Könnyű, gyors és nem igényel bélyegzőt.
Elmúltak azok a napok, amikor legalább egy hétig várakoznia kell egy levélre vagy válaszra az e-mailben. A borítékok mérlegeléséhez és a számlákhoz és levelekhez elegendő bélyegző felvételéhez nem szükséges vészhelyzeti utat indítani a posta felé. Valójában sok ember még soha nem is küldött egy borítékot, vagy nem küldött levelet az Egyesült Államok Postahivatalán keresztül.
Az e-mail az egyik legegyszerűbb és leggyorsabb módszer a személyes és üzleti kapcsolattartáshoz. Ez olyan jelenséggé vált, hogy az állandóan megbízható Egyesült Államok Postai Szolgálat küzd az üzleti élet folytatására.
Nem meglepő, hogy az e-mail etikett, amelyet gyakran nettikettnek is neveznek, a jelenlegi kultúra legfontosabb témája. Az e-maileket minden nap az amerikai lakosság széles köre küldi el. A legtöbb vállalkozás e-mailen keresztül kommunikál az alkalmazottakkal egész nap. Szinte minden háztartásban van legalább egy számítógép internet-hozzáféréssel, és ezekben a háztartásokban anyák, apák, gyermekek, tizenévesek és talán még nagyszülők is vannak, ezek közül mindegyikük vagy a legtöbbjük e-maileket fogad és küld.
Mikrohullámú, internetvezérelt társadalomban élünk, és senki sem akarja szánni időt egy hosszú kézírású levél írására, annak ellenére, hogy sokkal intim és személyesebb. Ennek ellenére számos olyan esetben van, amikor az e-mail jobban működik, mint a csiga. Az alábbiakban felsorolunk néhány etikett-et, amelyet nem szabad szem előtt tartani, amikor e-mail megjegyzéseket ír.
- Készít. Mielőtt elkezdené gépelni egy e-mailt, függetlenül attól, hogy ez egy kezdeti jegyzet vagy válasz - kérdezd meg magadtól, hogy mi a véleményed a kommunikációról. Röviden: mi a célja az írásnak? Miután megtudta, elolvashatja a kitöltött e-mailt, mielőtt elküldi azt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy teljesítette-e a célját. Ha megszerzi az osztályt, akkor küldje el; ha a szöveg zavaró, durva vagy nem egyértelmű, akkor talán kezdje újra. Kommunikálni. Ne felejtse el, hogy valós emberrel kommunikál, aki megkapja ezt az üzenetet. Ezt szem előtt tartva, névvel kell a személyhez fordulnia, és tiszteletesnek kell lennie. Ha ez a válasz egy kapott e-mailre, akkor szánjon rá időt arra, hogy bármilyen kérdést vagy kérést megválaszoljon a jegyzet elején. Lélegzik. Valamennyien bűntudatban vagyunk, hogy elveszítjük az önbizalmat. Ha e-mailt kap, amely feldühít vagy felzaklat, akkor ne válaszoljon természetben. Haladjon el a főútról, vagy válaszoljon csak a kézhezvétel visszaigazolására, vagy válaszoljon egy ideig, mielőtt válaszolna, így megnyugodhat és átgondolt üzenettel válaszolhat. Soha nem akar haraggal válaszolni az e-mailekre (vagy bármilyen más kommunikációs formára). Ha mérgesek vagyunk, hajlamosak mondani (vagy írni) olyan dolgokat, amelyeket vagy nem értünk, vagy nem kell mondanunk. Ne feledje, hogy amint az e-mail elküldésre kerül, örökre ott lesz. Légy átlátható. A tárgysornak valódi ábrázolást kell adnia arról, hogy miért lép kapcsolatba a címzettel. Használjon kifejezéseket, amelyek az e-mail tárgyához kapcsolódnak. Ez igaz, ha üzleti vagy személyes e-mailt ír. Például, ha e-mailt ír anyádnak a jövő héten tett látogatásáról, akkor a tárgysorban olyan oldalt kell olvasnia, mint "Az Ön látogatása". Kutatás. Ha e-mailt küld egy munkatársának, akkor helyénvaló, hogy használja a vezetéknevét és címét. Végezze el a kutatást, és helyesen forduljon a címzetthez. A társaság elnökének Taylor úr vagy Taylor elnök lehet. Helyesírás-ellenőrzés. A helyesírás-ellenőrzés használata fontos, amikor írásban kommunikál. Ha hibával teli megjegyzést küld, akkor az értesíti, hogy hanyag vagy, hogy nem figyel a részletekre. Próbáljon mindig futtatni a helyesírás-ellenőrzést, vagy használjon olyan programot, amely automatikusan javítja. Ezután olvassa el újra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a használni kívánt szavakat nem helyesbítették-e valami másra. Lektorált. Vessen be néhány percet vagy percet, amelyre szükség van ahhoz, hogy gyorsan el tudja olvasni az összes elküldeni kívánt e-mailt. Szánjon rá időt minden kellemetlen mondat szerkesztésére vagy a hiányzó írásjelek beillesztésére. Vigyázzon a hangra. Előfordulhat, hogy az e-mailek eltérnek attól, amit tervezett. Az e-mail hangja nagyon fontos, és ugyanolyan fontos, mint az üzenet. Mivel ez írásbeli kommunikáció, győződjön meg arról, hogy kellemes hangzása van, és hogy valóban ábrázolja-e azt, amit mondani szeretne. Ne feledje, hogy a címzett nem hallja a kuncogást a hangjában, vagy nem látja a mosolyt az arcán. Ha nem akarja elárulni mindazt, amit írt, kerülje az e-mailben szereplő minden olyan nyelvet, amelyet bármilyen módon félreértelmezhetnek. Legyen rövid és kedves. Próbáljon ne írni regényt, amikor e-mailt küld. A legtöbb ember valóban nem akarja ezt oly sokan elolvasni egy e-mailben. Ha az e-mail szükségszerűen hosszú, próbáljon segíteni a címzettet a kulcsfogalmak kiemelésével, a felsorolás pontok felhasználásával vagy a tárgy összefoglalásával a nyitó bekezdésben. Jól kommunikálj. Nem szeretné megzavarni az olvasót, ezért szánjon időt arra, hogy tisztán és tömören írjon. Ha e-mailt küld egy barátjának, akkor alkalmibb lehet az írási stílusában. Ha ez üzleti kommunikáció, használjon megfelelő nyelvtant, és kerülje el a szimbólumok vagy hangulatjelek használatát, amelyek kevésbé professzionálisnak tűnnek.
Az e-mail kommunikáció nagyon népszerű. Szánjon időt az aranyszabály bevonására, és messzire megy ahhoz, hogy egy csiszolt nettikész profi legyen.
