Portra / Getty Images
A legtöbb olyan szervezetnél, ahol több, mint néhány ember áll, erős kommunikációs stratégiával kell rendelkeznie mind a belső, mind a külső kommunikációhoz. A munkavállalóknak tudniuk kell a fontos dolgokról, legyen szó az irányelvek változásáról, a napi eljárásokról vagy a nap alatti dolgokról.
Ez magában foglalja az irodai költöztetési terv kidolgozását és a költöztető ellenőrzőlista kidolgozását.
Noha azt gondolhatja, hogy olyan sok lépés van a tervezéshez egy irodai költöztetés során, hogy nincs ideje mérlegelni a kommunikációt, valóban egy-két napot kell elfoglalnia egy olyan stratégia létrehozásához, amely tudatosítja mind az alkalmazottakat, mind az ügyfeleket a közelgő változásokról.
Nagyon fontos, hogy az alkalmazottakat közvetlenül a mozgásban tartsa, mivel valószínűleg őket a leginkább érintik a költöztetés.
Legfontosabb belső üzenetek
A legfontosabb üzeneteknek tartalmazniuk kell az időzítést, a csomagolást, az irodák bezárását, az új irodai elrendezést és az új hely részleteit.
- Idővonal: Feltétlenül sorolja fel a lépés összes fő lépését, hogy mindenki tudja, mire számíthat. Csomagolási utasítások: Adjon utasokat az alkalmazottaknak az irodák vagy kabinok csomagolásához a költöztetéshez. Ennek tartalmaznia kell, hol lehet beszerezni a csomagolóanyagokat, miért felelősek a csomagolásért, és a határidőket. Kiegészítő értesítés az irodák bezárásáról: A költöztetés során szükség lehet az iroda bezárására, hogy az irodai felszerelések és bútorok véglegesen becsomagolódjanak. Győződjön meg róla, hogy munkatársai tisztában vannak ezekkel az időpontokkal, valamint azzal, hogy a vállalkozás folytatja-e a költözés során, és hogyan, és hogyan befolyásolja ez a munkatervüket és a munkaterhelést. Új irodaterv: Az alkalmazottak korán tudni akarják, hogyan fog kinézni az új hely, és hogyan fogják felépíteni az irodákat. Még mindig lesz saját helyük, vagy most szekrényben vagy nyitott alaprajzon vannak? Feltétlenül hozzon létre egy módszert, amellyel tájékoztathatja az alkalmazottakat arról, hogy a munkaterület hogyan változhat. Az új hely, parkolási és ingázási lehetőségek: Az alkalmazottak rendelkezésére bocsátanak minden szükséges információt az új helyről, hogy előkészítsék az új helyre történő szállítást.
A célok és a személyzet kommunikációjának módjai
Az üzenet kézbesítésének módját az üzenet típusa alapján kell eldönteni. Például az ütemtervet könnyen eljuttathatja a vállalati intraneten keresztül; mivel az irodák bezárását legjobban a személyzet ülésén lehet bemutatni annak biztosítása érdekében, hogy kérdéseket feltehessenek és megválaszolhassák őket.
- Intranet: Azoknak a cégeknek vagy szervezeteknek, amelyek rendelkeznek intranettel, ez általában a legjobb platform a legtöbb üzenethez. Ez lehetővé teszi a fájlok és információk egyszerű frissítését, amely minden alkalmazott számára elérhető. Személyes találkozók: Nem számít az üzenet, a személyzet értekezletei megfelelő helyet jelentenek be, és lehetővé teszik az alkalmazottak számára a teljes megbeszélést. Az ülésidőt arra is felhasználhatja, hogy ellenőrizze az információk továbbítását, hogy a munkatársak tudják, hogy folyamatosan tájékoztatják őket. E-mail: Noha az e-mail küldés egyszerű, nem mindig a legjobb módszer az információk továbbítására. Nem akarja elküldeni annyi e-mailt, hogy az emberek nem találják meg az információkat, amikor rájuk van szükségük. Ha e-mailt használ, akkor feltétlenül csak azt használja, hogy tudatja az emberekkel, hol szerezhetik meg az információkat. Közös mappák: Ha nincs intranete, akkor hozzon létre egy közös mappát egy hálózati meghajtón, amelyhez mindenki hozzáférhet. Hirdetőtábla: Használhat fizikai helyet az információk közzétételéhez. Az emberek gyakran ellenőrizhetik, és ezenkívül olyan helyet kínál, ahol az emberek összegyűlhetnek és megvitathatják aggályaikat.
