Getty Images
Tehát megvan minden olyan dolgod, amelyet minden nap el kell végeznie, és a teendők listája tele van - honnan tudod, mit tegyél az első, a második és a harmadik?
Nagyon sok mindenki úgy érzi, hogy túl sok tennivalója és túl kevés ideje van rá. Ez a túlterhelt érzés gyakran abból fakad, hogy nem képes prioritásként kezelni mindazokat a látszólag sürgető feladatokat. Ha úgy érzi, hogy a tennivalók listája egyre inkább növekszik, és még azt sem tudod, hogy kezdje el, akkor itt lehet megtudni, kiértékelni és rangsorolni a feladatokat.
1. Készítsen egy listát
Mielőtt megpróbálná rendezni a kötelezettségeit fontossági sorrendben, szánjon időt arra, hogy összeállítson mindent, amelyre szüksége van, vagy teljesíteni szeretne. Ossza fel a listát szakaszokra különféle típusú feladatokhoz. Ezek a kategóriák magukban foglalhatják:
Napi vagy heti feladatok
Ezek hétköznapi „feladatok”, amelyek személyesek (étkezéstervezés és élelmiszervásárlás) vagy munkával kapcsolatosak (heti csapatgyűlés.) Ha már követik a napi rutinot, akkor ismerkednek meg ezekkel a feladatokkal; ha nem, akkor ideje létrehozni. Amit tartalmaz, változhat - egyeseknek nem kell emlékeztetniük magukat az e-mailek ellenőrzésére vagy élelmiszerek vásárlására, mások pedig értékelni fogják a strukturált emlékeztetőket, amelyek bizonyos műveletek végrehajtására szolgálnak bizonyos időpontokban vagy bizonyos napokon.
Feladatok határidőkkel
Ezeket nyilvánvalóan egy meghatározott időpontban meg kell tenni, és előzetes felkészülést kell igényelni. Példa lehet egy iskolai papír, amelyet három héten belül esedékessé kell tenni, vagy egy olyan párt, amelyet már hat hónapon belül tervez. Az ilyen típusú feladatok - amelyeket gyakran projekteknek neveznek - később kisebb összetevőkre bonthatók - például az „írópapír” bontható a megfelelő könyvek elolvasására, jegyzeteinek megszervezésére, körvonalak készítésére, az első vázlat írására és így tovább tovább.
Ismétlődő feladatok
Ezek nem fordulnak elő napi vagy heti gyakorisággal, de nem is egyszeri projektek. Az ismétlődő feladatok magukban foglalhatják a fogorvos kinevezését vagy a negyedéves adók megfizetését.
Önmotivált, szükséges feladatok
Ezek olyan feladatok vagy projektek, amelyekről tudod, hogy meg kell csinálni, de senki sem fog neked csinálni. Ritkán, ha egyáltalán van beépített határidő. Gondoljon a kisvállalkozás webhelyének fejlesztésére vagy egy új alapellátási szolgáltató felkutatására.
Önmotivált, nem szükséges feladatok
Ezek a legélvezetesebb tevékenységek, amelyek ennek ellenére hajlamosak elhagyni, mivel más, nyilvánvalóan szükséges feladatok kiszorítják őket. Gondoljon az olvasás kedvéért, vagy hobbikon.
Valaki feladatok
Ezek a feladatok a feladatlista alján vagy a fejed hátulján lógnak, de általában nem hamarosan, vagy soha nem kell megtenniük. Példa: festse fel a radiátorokat.
2. Szervezze meg listáját
Miután mindent felsorolt, kitalálhatja, hogy mit tegyen először, és megszervezheti az ütemezését. (Az, hogy hogyan fizikailag csinálja ezt - egy papírlapra, egy tervezőre, egy alkalmazásra, egy online naptárra vagy más módon - nem számít, mint hogy az Ön számára megfelelő módszert választja, amelyet használni fog.) Íme néhány kritérium gondolkodni róla:
Sürgõ vagy fontos
Az összes feladat négy kategóriába sorolható. Először a lehető leghamarabb sürgős és fontos feladatokat kell elvégezni; a sürgős, de nem fontos feladatok átruházhatók, ha lehetséges, de ha nem, akkor az ütemtervnek elegendő rugalmasságot és extra időt kell tartalmaznia ahhoz, hogy el tudja látni őket, amikor felbukkannak; a fontos, de nem sürgős feladatokat jó előre meg kell tervezni, hogy azok ne váljanak sürgõssé; a nem fontos és nem sürgős feladatok potenciálisan kiküszöbölhetők, bár ha élvezi őket, azokat be kell építeni az ütemtervébe, hogy ne kerüljenek kiszorításra az igényesebb kötelezettségek.
Érték értékelése
A feladat értékét többféle módon megítélheti. Lehetséges az, hogy befolyásolják-e más embereket, és mennyire fontosak ezek az emberek Önnek (fontosabb a főnökök jóváhagyása és az öntől függő gyermekek jóléte, mint mondjuk, egy idegen csoport véleménye, amelyben egyetértettél) csatlakozhat egy találkozóra.) Nagyon fontosnak ítélheti azokat a feladatokat is, amelyeket hosszú távon kifizetődik, vagy amelyek egyszerűen jutalmazást jelentenek.
Az egyik hivatkozás, amelyet valószínűleg találsz a feladatok rangsorolásakor, a 80-20-os szabály vagy a Pareto-elv, amely kimondja, hogy a hatások 80% -a az okok 20% -ából származik. Ez valószínűleg igaz, de nem igaz, hogy emlékeztető arra, hogy meghatározzuk, mire töltenek időt, és melyik erőfeszítésed fizeti ki.
Időzítés és rugalmasság
A működő ütemterv lehetővé teszi a változtatásokat és felismeri az időkorlátokat. Légy reális, ha napjait prioritásokba sorolja és tervezi. Ha kétségei vannak, akkor becsülje be túl az adott feladathoz szükséges időt.
Ha két feladat egyidejűleg esedékes, akkor annak megválasztása, hogy melyikkel kezdődik, attól függ, hogyan működik a legjobban. Vannak, akik inkább úgy teszik meg az egyszerűbb feladatot, hogy a bonyolultabbra összpontosítsanak; mások nyugodtan érzik magukat, ha elõbb a nehéz feladattal kezdik el, és részben vagy egészben megteszik, mielõtt továbbmennek. Ne feledje, hogy nem kell egy feladatot vagy projektet vállalnia az elejétől a végéig, mielőtt a következőre lépne - kivéve, ha természetesen úgy találja, hogy az ilyen módon történő munka növeli a termelékenységet.
A napi kötelező feladatokat legfeljebb háromra korlátozza. A nap olyan rutinszerű feladatokat is tartalmazhat, amelyek rutinszerűbbek, vagy kevésbé fontosak vagy sürgősek, de a főbb feladatokra való felterhelés valószínűleg stresszt és csalódást okoz.
Ne felejtse el, hogy a prioritások megváltozhatnak - ha a főnöködnek most szüksége van valamire, akkor az előző első prioritása valószínűleg a másodikra esik. Ez annál is inkább indokolt, hogy több időt fektessen be az ütemtervbe a rugalmasság lehetővé tétele érdekében.
3. Kötegelt feladatok
A kötegelt feladatok az egyik leghatékonyabb és leghatékonyabb módja annak, hogy elvégezzék ezeket a háborgó, minden időben elvégzendő feladatokat. Az adagolás egyszerűen azt jelenti, hogy újra és újra ugyanolyan típusú feladattal dolgozik, mielőtt valami másra váltana. Az első lépés az, hogy azonosítsa az újra és újra elvégzett feladatokat, majd állítson be egy egyszerű munkafolyamatot, amelyet követni lehet. Ezután a munkafolyamat segítségével egyszerre foglalkozik ezekkel a feladatokkal.
A kötegezéshez hasonló feladatok elvégzését kell elvégezni, amelyekhez hasonló erőforrásokra van szükség „tételekben” a hatékonyság és a termelékenység javítása érdekében. Íme néhány példa:
- Fizessen egyszerre az összes számlát. Hetente egyszer nyissa meg az összes e-mailt, és végezze el a feladatot, ahelyett, hogy hagyja, hogy minden nap felhalmozódjon, és soha ne érjen hozzá.
A kötegezés lehetővé teszi, hogy egy horonyba kerüljön, amikor újra és újra elvégzi ugyanazt a feladatot, így nem kell időt pazarolnia az utasítások kitalálására vagy a következő lépésekre.
4. Távolítsa el a feladatokat
Miután felsorolta az összes feladatot, és a legfontosabb közül a legkisebbbe rendezte, egyértelművé válik, hogy mely feladatok vannak a lista alján. Ezeket néha másra ruházhatják át, de ha ez nem lehetséges, akkor el kell döntenie, hogy ütemez-e időt számukra, vagy megszünteti-e őket.
Lehet, hogy vannak olyan feladatok a listán, amelyeket nem kell elvégeznie, vagy akár meg is akarsz tenni, de nyomást éreztek, hogy egy bizonyos ponton hozzáadjanak (tornateremre menjenek, könyvklubba jussanak.) Ezek teljes mértékben kiküszöbölhetők.
Végül lehetséges, hogy egyszerűen túl sok tennivaló van - ha nem sikerül mindent elkészíteni, akkor értékelje meg a munkaterhelését annak meghatározása érdekében, hogy szükség van-e még valamilyen gyakorlatra a prioritások meghatározása során, vagy el kell mondania valakinek, hogy nem folytathatja tovább bizonyos feladat.
