nirat / Getty Images
A papírhalom fájdalom, és az otthoni iratkezelő rendszer kezelése fárasztást jelenthet. Ugyanakkor le kell függesztenie néhány dokumentumot, mert soha nem tudja, mikor lesz szüksége rájuk.
Mennyi ideig kell megőriznie az adókat, nyugtákat, bankszámlakivonatokat és más fontos dokumentumokat? Mindegyik dokumentumtípus különbözik, ezért érdemes mindenképpen megőriznie az összes papírját, mielőtt kialszik az aprítót, még akkor is, ha úgy gondolja, hogy velük kész.
Működőképes háztartási iratkezelő rendszer karbantartása
A működőképes otthoni iratkezelő rendszer létrehozásának egyik kulcsa a kapott papír mennyiségének csökkentése. Ez ténylegesen csökkentheti az aprítandó vagy elküldendő papír mennyiségét. Ez azt jelenti, hogy megszabadulunk a kéretlen levelektől, feliratkozunk az e-számlákra, és nem fogadunk el szórólapokat, kuponokat, melyeket soha nem fog használni, katalógusokat, amelyeket soha nem fog elolvasni, vagy más olyan effektusokat, amelyekre úgy érzi, hogy fel kell függesztenie, amikor ismer téged. tényleg nem.
A második lépés annak ellenőrzése, hogy van-e megfelelő levélkezelő rendszere. Minél hatékonyabban kezeli az e-maileket, amikor beérkezik, annál ritkábban kell egy nagy munkamenetet megtennie az irattárolásról, az aprításról és az újrahasznosításról.
Állítson be egy elektronikus rendszert
Ha elektronikus iratgyűjtő rendszert állít fel, megszabadulva a papíralapú papíroktól, ezzel helyet takaríthat meg, és megszabadulhat a papírtól. Manapság az elektronikus iratgyűjtő rendszernek sok értelme van, mivel könnyebb, mint valaha.
Az induláshoz szüksége van egy szkennerre és egy helyre a fájlok tárolásához: egy mappaszámú rendszerre a számítógépen, egy biztonsági mentésre a felhőben, valamint egy külső merevlemezre. Minél több biztonsági másolatot készít - otthon és kívül -, annál felkészültebb lesz arra, hogy eldobja a papírcsomagot anélkül, hogy aggódna valami fontos elvesztése miatt.
Állítson be általános mappákat különféle típusú dokumentumokhoz (pl. Háztartás, adók, autó, születési anyakönyvi kivonatok stb.). Nem kell túl precízen kezelnie a dokumentumokat, mivel az elektronikus iratkezelő rendszerek kereshetők.
Ezután szkennelje be az egyes dokumentumokat, és tárolja egy mappában a tartalom szerint. Mindenképpen adjon meg egyedi fájlnevet a leírásához, hogy a számítógép keresési funkcióján keresztül gyorsan megtalálhassa. A dátum megadása a fájlnév végére is segíthet azonosítani az azonos típusú dokumentumot a különböző időszakoktól. Például, ahelyett, hogy meghívná a közüzemi számlát a közüzemi nyilatkozatot.pdf, nevezze el a közüzemi nyilatkozatot-Feb2019.pdf.
Számos olyan alkalmazás is elérhető, amelyek segítségével sokféle dokumentum gyorsan rögzíthető és tárolható. Sokat okostelefonon vagy táblagépen keresztül lehet kezelni, így megszabadulhat a papírmunkától (különösen a bevételektől), ha sehol nincs otthoni számítógépe közelében.
Másolatok tartása
A legfontosabb dokumentumokhoz a szakértők több példány tárolását javasolják. Ez azt jelentheti, hogy az egyik példányt a felhőalapú tárolóban, a másikat a merevlemezen tárolja. Ez azt is jelentheti, hogy egy példányt az elektronikus iratban, egy nyomtatott példányt tűzálló széfben tartanak.
Az örökké tárolható dokumentumok
Számos dokumentumot örökre kell tárolni. Ezek a legfontosabbak, amelyekre különféle okokból a jövőben bármikor szüksége lehet. Annak biztosítása, hogy biztonságos helyen tartják és a másolat biztonságos, sok időt takarít meg, amikor szükség van rájuk.
- Akadémiai nyilvántartások: Diplomák, átiratok és bármilyen portfóliómunka, amelyet a jövőben felhasználhatnak álláskereséshez.Elfogadási papírokBaptizmális bizonyítványokSzületési bizonyítványokHibalevelek: Adózási célokra lehet szükség.Szövegvezetői engedélyek Munkaügyi nyilvántartások: Bármely kikötés, megállapodás, fegyelmi dosszié és teljesítményértékelések.Orvosi nyilvántartásokKatonai nyilvántartásokPassportokIdősek és nyugdíjak nyilvántartásaSzociális biztonsági kártyákTörténetek
Bizonyos ideig tárolni kívánt dokumentumok
Képzelje el, hogy egy egész életen át tartó számlakivonatok és számlák fel vannak rakva az asztalára. Még csak egy évtized után ez a halom valószínűleg felháborítóan nagy. Sokféle dokumentum van - elsősorban pénzügyi -, amelyeket bizonyos ideig meg kell őriznie, de nem kell örökre tárolni. Lehet, hogy egy darabig havonta vagy hetenként hivatkoznia kell rájuk, akkor csak újabb papírdarabokká válnak, amelyek a rendetlenséget körülveszik.
A trükkös rész az, hogy tudom, mikor lehet megszabadulni az ilyen típusú rekordoktól. Mindenre nincs jó válasz, de ajánlott iránymutatásokat nyújt annak alapján:
- Banki nyilatkozatok: Egy hónapos számla: Egy év bármilyen adóval vagy garanciával kapcsolatban; az összes többi számlát meg kell szét darabolni, mihelyt kifizetik őket.Hitelkártya számlák: Fizetéskor azonnal megsemmisítik.Ház javítási igazolások: Tartsa meg, amíg a ház eladásra nem kerül. Befektetési nyilvántartások: Hét évvel a számla bezárása vagy a biztosíték eladása után.Bérleti díjak: Tartsa addig, amíg ki nem költözik, és nem visszatéríti a befizetést a házigazdától. Fizetés és fizetés: Egy év, vagy amíg meg nem kapja az adott adóévre vonatkozó W-2 nyilatkozatot. Értékesítési bevételek: Tartsa a a jótállás élettartama nagyobb beszerzésekre, például készülékekre és elektronikára. Olyan dolgok esetében, mint például élelmiszerek és ruházat, csak akkor őrizze meg az átvételi elismervényt, amíg nem tudja, hogy az árut nem kell visszaadnia. Tartsa addig, amíg a hajó, autó vagy motorkerékpár eladásra nem kerül.
Hogyan lehet megszabadulni a dokumentumokról
A dokumentumok aprítása a fő módja annak, hogy megvédje magát a személyazonosság-lopásoktól. Általános szabály, hogy vannak bizonyos dokumentumok, amelyeket feltétlenül meg kell aprítani. Idetartozik bármi, ami számlaszámokkal, születési dátumokkal, leánykori nevekkel, jelszavakkal és PIN-kódokkal, aláírásokkal és társadalombiztosítási számokkal rendelkezik.
Ha a dokumentumok továbbra is "aktívak" - referenciaként meg kell tartani őket -, téma szerint tegye őket az otthoni irattári rendszerbe. Csak akkor aprítsa meg őket, ha már nem használják.
Milyen dokumentumokat kell megrázni
Ha elkészült ezekkel a dokumentumokkal, és nincs rá már szükségük, akkor nyugodtan aprítsa meg őket:
- ATM bevételekBank nyilatkozatokSzületési igazolás másolataiCenelt és érvénytelen csekkekHitelkártya számlákHiteljelentésekDriver engedélyek (lejárt) Munkavállalási okmányok, amelyek bármilyen azonosító információval rendelkeznekEgyéb lejárt útlevél és vízumInvestíciós számlaszámokJogi dokumentumokBefektetési, készlet- és ingatlanügyletekA aláírással ellátott tételek (lízing, szerződés, levél stb.) PoggyászcímkékMűszaki és fogászati nyilvántartásSzociális biztonsági számmal ellátott papírKaporok vagy PIN-kódokFizetési jegyekElőzetesen jóváhagyott hitelkártya-kérelmekFizetési számlákkal, hitelkártya-számokkal vagy egyéb azonosító információkkal ellátott átvételekFizetési űrlapokAzonosító adatokkal ellátott átiratokUtazási útvonalakHasznált repülőjegyekHálózati számlák (telefon, gáz, elektromos, víz, kábel TV, internet stb.)
Minden más - például a papírmunka - egyszerűen újrahasznosítható. Győződjön meg arról, hogy van-e beállítva egy rugalmas iratgyűjtő rendszer, így ezeket a dokumentumokat ellenőrizni tudja. Az is jó ötlet, ha megszokja, hogy rendszeresen átnézze a tárolt dokumentumokat. Próbáld meg ezt megtenni számlák fizetésekor, adók benyújtásakor vagy hasonló ismétlődő feladatok ellátásakor, hogy ne felejtsük el, és a papírja kezet nem kap.
