Epoxydude / Getty Images
A levelek kezelésének megtanulása meglepően ijesztő szervezeti feladat, mivel nemcsak a leveleket lehet vizuálisan rendezni; minden dokumentumot el kell olvasnia és meg kell érintenie, hogy fájlként tárolja vagy elvetje. Ennek ellenére a legjobb módja a kezdésnek, ha beugrik és most megteszi.
-
Dobja el a szemétbe
TEK IMAGE / Getty Images
Csökkentse a kapott levelek mennyiségét a levélszemét beáramlásának megállításával.
Leiratkozás minden katalógusból - igen, mindegyik. Tartalmuk már online is megtalálható. A legtöbbnek finom nyomtatása van a leiratkozásra vonatkozó utasításokkal, vagy megteheti online. A beérkező levélküldemények csökkentése csökkenti az e-mail kezelésére fordított időt. A környezetre is jó.
Miután leiratkozott mindent, a postafiók egy ideig boldogul mentes lesz a kéretlen levelektől, de lassan újra felhalmozódni kezd. Folyamatosan távolítsa el magát a levelezőlistákról, vagy félévenként tegye félre, hogy eltávolítsa a nevét minden olyan listáról, amelyhez hozzáadott.
-
Ütemezze meg
Képzelet / Veer / Corbis / Getty Images
A legtöbb ember levélben válogat, miközben a munka után az ajtóban sétál, és gyakran megáll a közepén, hogy levegye a kabátját, vagy arra fordítsa figyelmét, hogy mi készül vacsorára. Addig ellenálljon a levélkezelési igénynek, amíg nincs ideje és figyelme arra, hogy odaadjon erre a feladatra. Itt van miért:
- Ha az utat az ajtóban rendezi, akkor valószínű, hogy nem hajlandó e-mail kezelésére. Szüksége van a megfelelő eszközökre és a figyelemre, hogy eldöntse, hogyan használja vagy dobja le az egyes darabokat. Soha ne érintse meg egy darab papírt többször, ha nem kell. Ez az, ami a papírkezelést olyan kimerítővé teszi: Minden alkalommal el kell olvasnia! Várja meg, amíg készen áll a kezelésre és az eldobásra.
-
Használja a jobb eszközöket
Fotó / Fellowes
A kéznél legyen a megfelelő eszközök a levelek megsemmisítéséhez, újrahasznosításához vagy azokra való válaszadáshoz. Ebbe beletartozik:
- ShredderRecycling binFiling rendszer és naptár
Ne tárolja az aprítót és az újrahasznosító tálcát külön helyiségekben. Munka közben a munka mellett kell lennie, hogy azonnal cselekedjen. Ily módon nem lesz papír halom vár újrahasznosításra és aprításra az egész házban.
-
Rendszer létrehozása
IPGGutenbergUKLtd / Getty Images
Minden levélhez három végső játék van:
- Tegyen lépéseket olyan e-mailekkel, amelyekre most vagy végül figyelmet kell fordítani. Ossza le további kategóriákba, például archívum, válasz, azonnali cselekedet stb. Hasznosítsa újra a neked olyan értéket nem tartalmazó és a nevedön kívül azonosító információt nem tartalmazó levélszemétöket. és cím. Ez magában foglalja a társadalombiztosítási számokat, a születési időket, a hitelkártya-ajánlatokat és egyebeket.
-
Maradj annál
A konténeráru
Most, hogy van egy rendszere, nem szabad fenntartania azt. Ha nincs minden nap ideje arra, hogy leveleinek szortírozására fordítson, helyezze azt az asztalán lévő beérkező levelek mappájába, a bejárat közelében vagy a konyhapult sarkába. Tervezze meg, hogy hetente egyszer vagy kétszer időt töltene-e az egyes levelek rendezésére, hogy ne hagyjon ki fontosat.
